La forma de gestionar la facturación en España se enfrenta al mayor cambio tecnológico de la última década. El fin del Excel, el Word y los programas de facturación obsoletos ya tiene fecha.
A menudo se confunden, pero en realidad nos enfrentamos a dos normativas diferentes que entran en vigor de forma paralela. Si eres autónomo o tienes una pyme, esto es exactamente lo que debes saber para evitar sanciones y adaptar tu negocio.
1. Dos leyes distintas: Antifraude vs. Crea y Crece
Para entender el nuevo escenario, hay que separar los dos frentes abiertos por la Administración:
- Ley Antifraude (Sistema Verifactu): Busca eliminar el “software de doble uso” y la contabilidad en B. Afecta a todas tus facturas, tanto si son a otras empresas como a clientes particulares.
- Ley Crea y Crece (Factura Electrónica): Busca reducir la morosidad comercial. Solo afecta a las facturas que emitas a otros profesionales o empresas (B2B).
2. Sistema Verifactu: ¿Qué exigirá tu programa de facturación?
El Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude establece requisitos técnicos muy estrictos para cualquier software informático de facturación. A partir de su entrada en vigor, tu programa deberá garantizar:
- Inalterabilidad: Una vez generada una factura, no se puede modificar ni borrar. Cualquier error obligará a emitir una factura rectificativa.
- Trazabilidad: Las facturas estarán encadenadas. Cada factura llevará un código hash que la vinculará criptográficamente con la anterior.
- Código QR: Las facturas impresas o en PDF deberán incluir un código QR para que el cliente pueda verificar su validez.
- Envío a Hacienda (opcional pero recomendado): Los programas Verifactu enviarán automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Si optas por esto, te evitarás tener que conservar ciertas copias de seguridad.
3. La Factura Electrónica Obligatoria (B2B)
Por su parte, la Ley Crea y Crece impone que las transacciones entre profesionales se realicen mediante formatos estructurados (como FacturaE o XML).
Ya no servirá enviar un PDF por correo electrónico. El software deberá estar conectado a plataformas de intercambio electrónico para emitir, transmitir y recibir las facturas, además de informar sobre el estado de pago de las mismas.
4. El calendario: El horizonte 2027
Aunque las normativas ya están aprobadas, la Administración ha establecido periodos transitorios para que los desarrolladores de software adapten sus sistemas y las empresas implementen los cambios.
Para la inmensa mayoría de los autónomos y pequeñas empresas, la obligación de utilizar sistemas de facturación electrónica y programas adaptados a la nueva normativa técnica será efectiva en 2027.
5. Las sanciones por incumplimiento
Hacienda ha endurecido las penalizaciones para garantizar el cumplimiento de estas normativas:
- Por tener programas no certificados: Las empresas que utilicen software de facturación que permita alterar registros (“software de doble uso”) se enfrentan a multas de hasta 50.000 € por cada ejercicio infractor.
- Para los fabricantes de software: Las multas ascienden a 150.000 € por desarrollar o comercializar programas que no cumplan la ley.
- Por no usar factura electrónica B2B: Sanciones de hasta 10.000 € para las empresas que no ofrezcan o no acepten facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
¿Cómo debes actuar ahora?
Si sigues utilizando una hoja de cálculo como un Excel para hacer tus facturas, por ahora podrás seguir hacerlo, pero a partir del 1 de julio de 2027, tendrás que adaptarte y utilizar un software legal.
En Asesoría10 ofrecemos un programa a todos nuestros clientes que permite realizar facturas de acuerdo a la normativa. Contáctanos y te ayudamos a revisar si tu sistema actual cumple con los requisitos que exigirá la Agencia Tributaria.
